Neue Funktionen: Refunds, Mahnwesen, Rollenkonzept und API Erweiterungen

Eine Software lebt von ihren Nutzern. Auch wir haben gut hingehört und die neuesten Funktionserweiterungen den Anforderungen unserer wachsenden Monsum Kundenbasis angepasst.

Die Weiterentwicklung von Monsum unterliegt dabei immer der Prämisse ein besseres Nutzererlebnis zu schaffen. Für uns spielen vor allem Kosten- und Zeitersparnisse unserer Kunden eine große Rolle. Dabei denken wir vor allem an die Fälle, die nicht immer zur idealen Situation gehören, wie z.B. die Rückerstattungen von Beträgen oder das Mahnwesen.

Zu den neuen Funktionen gehört auch ein umfangreiches Rollen- und Rechtekonzept, mit dem sich weitere Nutzer ganz individuell zur Mitarbeit im Monsum Account hinzufügen lassen.

Alle neuen Funktionen im Überblick:

Refunds direkt in Monsum auslösen

Ein Refund ist die Rückerstattung eines Betrags an den Kunden. Hierbei lässt sich entweder der vollen Betrag oder nur einen Teilbetrag erstatten. Bisher musste ein Refund in der Benutzeroberfläche des Zahlungsdienstleisters erfolgen. Ab sofort lässt sich ein Refund auch in Monsum auslösen.

Voraussetzungen für einen Refund in Monsum

Um einen Refund in Monsum auszulösen, muss die passende, über den Zahlungsdienstleister bezahlte, Rechnung des Kunden vorhanden sein. Weiterhin muss es sich bei der Zahlungsart um eine automatisierte Zahlungsart (z.B. Kreditkarte) handeln. Rechnungskäufe oder manuelle SEPA-Lastschriften lassen sich nicht auf diese Weise erstatten. Die Funktion ist in Kombination mit den Zahlungsdienstleistern Stripe, Adyen oder Heidelpay nutzbar.

Refund

Drei Punkte sollten Sie bei Refunds noch beachten:

  1. Ein Refund basiert immer auf einem Rechnungsstorno. Um diesen auszulösen, gehen Sie in der stornierten Rechnung auf Zahlungen und lösen Sie dort die Rückzahlung aus.
  2. Den zu erstattenden Betrag können Sie nicht manuell wählen. Er entspricht immer dem Rechnungsstorno.
  3. Der Kunde kann nicht mehr Geld von Ihnen erstattet bekommen, als er zurvor gezahlt hat.

Zusätzliche Optionen im Mahnwesen

Versäumte Zahlungen sind schon ärgerlich genug, da sollten Sie nicht auch noch Zeit mit der Erstellung und Verwaltung von Mahnungen verschwenden. Bisher war es so, dass alle Rechnungen mit einem offenen Betrag nach Ablauf des Zahlungsdatums automatisch in die Mahnstufe übergingen. Dadurch wurden Kunden dazu aufgefordert den offenen Betrag per Überweisung auszugleichen. Ein solcher Fall erforderte einen ständigen Blick auf Ihr Konto und anschließende Aktionen, wie die Rechnung als bezahlt zu markieren.

Um Ihren Aufwand im Mahnwesen zu minimieren, sind bei Monsum nun zwei zusätzliche Optionen für die einzelnen Mahnstufen verfügbar:

  1. Sie können nun einstellen, dass vor der Erstellung einer Mahnung ein erneuter Versuch des Zahlungseinzugs vorgenommen wird.
  2. Sie können einstellen, dass ein Abo nach Erstellung einer Mahnung sofort deaktiviert wird.

Beide Aktionen werden, sofern aktiviert, zusätzlich zum Mahnprozess automatisch ausgelöst.

Mahnprozess erfordert Rechnungen

Bei automatischen Zahlungsarten (z.B. Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift) wird bereits im Checkout oder bei der regelmäßige Zahlung geprüft, ob die Zahlung durchgeführt werden kann.
Ist das nicht der Fall (weil z.B. die Kreditkarte abgelaufen ist), dann wird auch keine Rechnung erstellt.
Ohne Rechnung wird der beschriebene Mahnprozess nicht gestartet. Falls dies nicht Ihrem Wunsch-Szenario entspricht, wenden Sie sich bitte per Mail an support@monsum.com.

Das verbesserte Mahnwesen ist für alle Monsum Accounts freigeschaltet und sofort einsatzfähig.

Neues Rollenkonzept für das gesamte Team

In wachsenden Unternehmen entstehen Rollen wie “Support” oder “Buchhaltung”, die unterschiedliche Anforderungen an Zugriffe auf Daten haben. Speziell für wachsende Unternehmen haben wir unser neues Pro Paket entwickelt.

Im Pro Paket haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiter-Zugänge über ein neues Rollen- und Rechtekonzept zu vergeben. Für die Mitarbeiter können verschiedene Rollen erstellt werden. Die Rollen definieren die Zugriffsrechte für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern. Alle Mitarbeiter, die durch ihre Rolle einer bestimmten Gruppe zugeordnet werden, haben dieselben Zugriffsrechte.

Über das Menü “Mitarbeiter-Zugänge” in den Einstellungen lassen sich individuelle Rollen definieren und freischalten.

 

Nachdem die Rollen definiert und angelegt sind, können Sie einzelne Mitarbeiter den Rollen zuweisen. In einer E-Mail Benachrichtigung wird der Mitarbeiter über den Zugang informiert.

Neue API Calls für Lieferungen

Auch unsere API erweitern wir stetig und passen sie an die Bedürfnisse unserer Kunden an. In den letzten Wochen haben wir die API vor allem für Produktversender mit einem Logistik-Prozess erweitert.

Ergänzungen für shipment.get

Sofern zu einer Rechnung mehrere Lieferungen erstellt werden, wird das nun über den gesonderten Bezeichner **SHIPMENTS** mit dem Parameter **SHIPMENT_ID** im API Call zurückgegeben.

Ergänzungen für invoice.get

Suchen Sie in der API nach einer Rechnung, gibt Ihnen der Filter nun ebenfalls die **SHIPMENT_ID** zur Rechnungs-ID als Response zurück.

So lässt sich jede Lieferung immer zu einer bestehenden Rechnung zuordnen.

Noch Fragen zur API? Kontaktieren Sie uns unter support@monsum.com.

Kostenlos starten und Video Tutorials

Falls Sie Monsum unverbindlich ausprobieren möchten, können Sie hier einen kostenlosen Account erstellen. Unsere Tutorial Videos finden Sie in der Monsum Academy.

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Moritz Lampkemeyer

Moritz Lampkemeyer

Moritz ist bei Monsum verantwortlich für die Produktkommunikation und postet hier regelmäßig aktuelle Entwicklungen, neue Features sowie Tipps und Tricks zur Nutzung der Software.
Moritz Lampkemeyer
  • Stefan Neidig

    Hallo,

    hört sich alles sehr interessant an. Gibt es dann auch eine aktualisierte Versionsnummer für die API bzw auch eine aktualisierte Dokumentation? Unter http://www.fastbill-automatic.com/api/ finde ich die Dokumentation zur API v1.8, welche ja bereits schon lange existiert. Ist diese aktuell? Ich frage, da ich unter anderem das ruby gem pflege und den neuen Funktionsumfang implementieren möchte.

    • https://www.fastbill.com/ FastBill

      Hi Stefan, die API Dokumentation hat aktuell keine Versionierung. Jedes Update ist abwärtskompatibel. Falls du Fragen zur API hast, kannst du dich auch gerne direkt wenden an automatic@fastbill.com .

      • Stefan Neidig

        Mit Versionierung meinte ich eigentlich weniger die API sondern eher die Dokumentation. Zum Beispiel finde ich keine Informationen in der Doku über die neuen Endpunkte oder zum Teil auch andere Endpunkte, die aber im Changelog beschrieben sind.

        EDIT: Beispiele für nicht dokumentierte Endpunkte: credits.getbalance“ und „credits.setpurchase“.

        • https://www.fastbill.com/ FastBill

          Alles, was du in der API Dokumentation siehst, ist auch verfügbar. Die Dokumentation des Changelog wird mit dem nächsten Update entsprechend aktualisiert. Die beiden Endpunkte, die du genannt hast, sind nicht Teil der FBA API. Du kannst über die FBA API ein Guthaben für einen Kunden über customer.addcredits hinzufügen.

          Oder wo hast genau hast du die beiden Endpunkte gesehen?
          Gruss
          Christian

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