Mahnungen organisieren und automatisieren

Nicht selten kommt es vor, dass Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen und dadurch in Verzug geraten. Dies ist einerseits nicht nur ärgerlich – zieht es doch zusätzlichen Aufwand nach sich – sondern kann andererseits ein Unternehmen auch stark gefährden und in Liquiditätsengpässe treiben. Um dem vorzubeugen, sollte man sich als Unternehmer rechtzeitig mit den wichtigsten Fakten zum Thema Mahnungen auseinandersetzen.

Die rechtliche Grundlage für Mahnungen

Leistet ein Kunde die geforderte Zahlung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraumes, ist der Leistungserbringer berechtigt, ihn dazu per Zahlungserinnerung (Mahnung) aufzufordern. Die rechtliche Grundlage dazu bietet § 286 BGB. Demnach gerät ein Schuldner in folgenden Fällen in Verzug:

  • Sobald ein vorgegebenes Zahlungsziel (z.B. 14 Tage) nicht eingehalten wird, also Zahlungsverzug entsteht.
  • Ist keine Zahlungsfrist festgelegt, gerät ein Verbraucher spätestens 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug.
  • Nach Ablauf der Zahlungsfrist in einer zugestellten Zahlungsaufforderung.

Über die Folgen, die auf einen Verzug hin eintreten, muss der Schuldner allerdings im Vorhinein informiert worden sein. Ansonsten ist ein automatisch einsetzender Verzug nicht möglich. Diese Information muss dann allerdings auf der Rechnung zu finden sein. Ist dies nicht der Fall, muss gemahnt (bzw. aufgefordert) und informiert werden.

Dennoch sollte man sich als Unternehmer – neben dem Blick auf die rein rechtlichen Hintergründe –  auch Gedanken über den richtigen Umgang mit säumigen Kunden und die anerkannte Höhe der Mahngebühren sowie Verzugszinsen zu machen.

Mahnungen definieren und automatisieren

Entgegen der weit verbreiteten Annahme ist es demnach keine Pflicht, drei Mahnungen zu verschicken, ehe ein Schuldner in Verzug gerät. Der Verzugseintritt geschieht bereits in den oben genannten Fällen nach § 286 BGB. Dabei hat es sich in der Praxis durchgesetzt, ein gestaffeltes Verfahren zu wählen.

Grundlage hierfür ist in erster Linie die korrekte Rechnungsstellung mit Angabe eines klaren Zahlungsziels. Dieses lässt sich bei Monsum unter Konto-Einstellungen / Einstellungen / Grundeinstellungen als Standard-Zahlungsziel festlegen. Zusätzlich lassen sich in den Kundenakten individuelle Zahlungsziele je Kunde festlegen. Je nach der Beziehung eines Unternehmens zu einzelnen Kunden oder je nach deren Zahlungsbereitschaft können solche Maßnahmen durchaus Sinn machen. Wird das Zahlungsziel unter Angabe eines genauen Termins auf der Rechnung dargestellt,  hat der Kunde seinen Part der Leistung zu erfüllen und ist nach Ablauf dieses Datums in Verzug.

Mahnungen organisieren und automatisieren

Das Zahlungsziel wird automatisch je nach den getroffenen Einstellungen rechts oben in der Rechnung angezeigt

 

Tritt ein solcher Fall ein und das Zahlungsziel – also die Fälligkeit – wird überschritten, stellt sich die Frage, wie man als Unternehmer sowohl kunden- als auch lösungsorientiert damit umgehen soll. In den meisten Fällen kann bereits ein Telefonat die Angelegenheit und eventuell folgende Missverständnisse schnell aus der Welt schaffen, ohne die Beziehung zum Kunden zu gefährden.

Mahnungen organisieren und automatisieren

Das Standard-Zahlungsziel kann frei definiert werden

 

Für den weiteren Verlauf der Mahnungsstellung bietet Monsum unter Konto-Einstellungen / Einstellungen / Kommunikation / Mahnwesen die Möglichkeit, das Mahnwesen automatisiert zu verwalten. Mahnfrist, Mahngebühr sowie die zugehörigen E-Mail-Texte sind nach den geläufigen Formulierungen standardisiert hinterlegt und frei definierbar. Dabei wird der hinterlegte Mahntext in die für die Rechnung verwendete Rechnungsvorlage eingesetzt. Hier wird zum einen der ursprüngliche Einleitungstext sowie der e-Mail-Body mit dem Mahntext ersetzt.

Mahnungen organisieren und automatisieren

Mahnungen lassen sich automatisiert in bis zu neun Sprachen versenden

 

Fristen und Gebühren

Beim Festlegen der Mahnfrist und der Mahngebühr ist zu beachten, dass die Fristen und Gebühren immer einzeln in Abhängigkeit vom Fälligkeitsdatum eingetragen werden müssen. Soll jede Woche eine Mahnung erstellt werden, müssten demnach folgende Einstellungen hinsichtlich der Mahnfrist getroffen werden:

  • Zahlungserinnerung: 7 Tage
  • 1. Mahnung : 14 Tage
  • 2. Mahnung : 21 Tage
  • 3. Mahnung : 28 Tagen

Auch besteht die Möglichkeit, weniger als die vordefinierten drei Mahnungen zu verwenden. Sind Sie zur Sicherung Ihrer Liquidität stärker auf regelmäßige Zahlungseingänge angewiesen, möchten das Mahnwesen straffer gestalten, bietet es sich an, beispielsweise auf die Zahlungserinnerung verzichten und direkt mit dem Versand der Mahnungen zu beginnen.In diesem Fall muss das Feld Zahlungserinnerung mit dem Wert 0 belegt werden, alle weiteren Einträge sind nach der selben Logik durchzuführen.

Ähnlich verhält es sich mit der Festlegung der Mahngebühren. Die aktuelle Gebühr wird praktisch von der neuen Mahngebühr “überschrieben”. Kommen beispielsweise je Mahnung 2,50 € hinzu, müsste dies folgendermaßen eingetragen werden:

  • 1. Mahnung: 2,50 €
  • 2. Mahnung: 5 €
  • 3. Mahnung: 7,50 €

Hierbei gilt es jedoch, unbedingt eine angemessene Höhe zu berechnen. Zu hohe Mahngebühren können schnell als unzulässig betrachtet werden. Näheres zum Thema Mahngebühren können Sie auch hier nachlesen.

Mahnungen individuell organisieren

Weitere individuelle Einstellungen lassen sich je nach Bedarf auf Anfrage einrichten. So können beispielsweise eigene Dokumentenvorlagen speziell für Zahlungserinnerungen und Mahnungen verwendet werden oder auch die Versandart je Mahnungstyp definiert werden. Häufig werden Zahlungserinnerungen und erste sowie zweite Mahnung per e-Mail versendet, bevor die dritte Mahnung über den Postweg an den Empfänger gelangt. Auch andere Regelungen sind denkbar und können individuell durch den Support unter support@monsum.com eingerichtet werden.

Update 11.12.2015: Zusätzliche Optionen im Mahnwesen

Um Ihren Aufwand im Mahnwesen zu minimieren, sind bei Monsum nun zwei zusätzliche Optionen für die einzelnen Mahnstufen verfügbar:

  1. Sie können nun einstellen, dass vor der Erstellung einer Mahnung ein erneuter Versuch des Zahlungseinzugs vorgenommen wird.
  2. Sie können einstellen, dass ein Abo nach Erstellung einer Mahnung sofort deaktiviert wird.

Beide Aktionen werden, sofern aktiviert, zusätzlich zum Mahnprozess automatisch ausgelöst.

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Tobias Rupprecht

Tobias ist bei Monsum verantwortlich für die Produktkommunikation und postet hier regelmäßig aktuelle Entwicklungen, neue Features sowie Tipps und Tricks zur Nutzung der Software.